Dosen dan Mahasiswa Telkom University Jakarta Kembangkan SiUrang Ciasmara untuk Percepat Layanan Administrasi Desa
KOMUNICA.ID – Tim Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) Telkom University Jakarta mengembangkan aplikasi administrasi desa bernama SiUrang Ciasmara atau AplikaSi Surat Keterangan Desa Ciasmara guna mempercepat proses pengurusan surat keterangan bagi masyarakat Desa Ciasmara, Kabupaten Bogor.
Program Teknologi Tepat Guna (TTG) ini dilaksanakan melalui dua tahapan kegiatan di Kantor Desa Ciasmara, yakni pada 20 Mei 2026 dan 12 Juni 2026.
Kegiatan pertama difokuskan pada sosialisasi dan pengenalan sistem kepada perangkat desa, sedangkan kegiatan kedua berisi pelatihan penggunaan aplikasi sekaligus demonstrasi sistem kepada para pemangku kepentingan desa.
Program tersebut didanai melalui hibah internal universitas. Tim pelaksana terdiri atas dua dosen Program Studi Sistem Informasi, satu dosen Program Studi Teknologi Informasi, tiga dosen Program Studi Desain Komunikasi Visual (DKV), tiga mahasiswa Sistem Informasi, serta dua mahasiswa DKV.
Sebanyak 20 peserta dari Desa Ciasmara terlibat aktif dalam kegiatan ini. Mereka terdiri atas 15 ketua RT dan ketua RW, dua admin desa, serta tiga perwakilan masyarakat.
Sebelum aplikasi ini hadir, proses pengurusan surat keterangan di Desa Ciasmara masih dilakukan secara manual. Warga yang membutuhkan surat keterangan harus mendatangi ketua RT untuk memperoleh surat pengantar yang ditandatangani dan diberi cap resmi.
Setelah itu, surat dibawa ke ketua RW untuk mendapatkan persetujuan lanjutan sebelum diteruskan ke kantor desa guna diterbitkan menjadi surat keterangan sesuai kebutuhan.
Proses tersebut kerap memakan waktu beberapa hari. Kondisi geografis serta aktivitas sebagian besar ketua RT dan ketua RW yang bekerja sebagai petani membuat mereka tidak selalu berada di rumah, sehingga sulit ditemui pada waktu-waktu tertentu. Kondisi ini berdampak pada keterlambatan pelayanan administrasi kepada masyarakat.
Melalui SiUrang Ciasmara, proses administrasi surat kini dapat dilakukan secara lebih efektif dan terdokumentasi secara digital. Aplikasi berbasis web ini memungkinkan warga mengajukan berbagai jenis surat keterangan, seperti surat keterangan kelahiran, surat keterangan kematian, surat keterangan tidak mampu, surat kehilangan, serta kebutuhan administrasi lainnya.
Sistem ini juga mengakomodasi alur persetujuan berjenjang mulai dari ketua RT, ketua RW, hingga kepala desa melalui akun yang berbeda sesuai kewenangan masing-masing.
Selain itu, aplikasi telah dilengkapi dengan fitur tanda tangan digital sehingga proses penerbitan surat dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.
Salah satu keunggulan SiUrang Ciasmara adalah kemampuan warga untuk memantau status pengajuan surat secara langsung melalui notifikasi sistem.
Dengan demikian, masyarakat tidak perlu lagi bolak-balik mendatangi rumah ketua RT, ketua RW, maupun kantor desa hanya untuk mengetahui perkembangan proses administrasi yang sedang diajukan.
Dalam pelaksanaan kegiatan ini, dosen yang terlibat antara lain Dwina Satrinia, Sasmi Hidayatul Yulianing Tyas, Siti Zahrotul Fajriyah, Trimalda Nur Fitriati, R. Bhima Danniswara, dan Gagas Ezhar Rahmayadi.
Keterlibatan mahasiswa juga menjadi bagian penting dari program ini. Mahasiswa Sistem Informasi yang bertanggung jawab dalam pengembangan aplikasi adalah Muhammad Habibie Kurniawan, Dwi Anugrah Febriansyah, dan Muhamad Arya Wijaya.
Sementara itu, mahasiswa DKV yang berperan dalam pembuatan video, penyusunan layout manual penggunaan aplikasi, serta dokumentasi kegiatan adalah Abdi Satriani dan Ahmad Jarvis Emery Rakha.
Pada sesi pelatihan dan demonstrasi, peserta diberikan kesempatan untuk mencoba langsung penggunaan aplikasi, mulai dari proses pengajuan surat, persetujuan oleh RT dan RW, hingga penerbitan surat oleh pihak desa.
Antusiasme peserta menunjukkan bahwa digitalisasi pelayanan administrasi merupakan kebutuhan yang relevan bagi masyarakat Desa Ciasmara.
Melalui pengembangan SiUrang Ciasmara, Telkom University Jakarta menunjukkan komitmennya dalam mendukung transformasi digital di tingkat desa.
Kehadiran aplikasi ini diharapkan mampu meningkatkan kualitas pelayanan publik, mempercepat proses administrasi, serta memberikan kemudahan bagi masyarakat dalam memperoleh layanan pemerintahan desa secara lebih efektif, transparan, dan akuntabel.
